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Job Description
Il ruolo principale del Tender Office Specialist è preparare e predisporre tutta la doumentazione necessaria per la partecipazione alle gare d'appalto, gestione del processo di gara dalla fase di prequalificazione alla presentazione dell'offerta finale e aggiudicazione dell'appalto.
Responsabilità Principali:
Monitoraggio giornaliero delle piattaforme di Public Procurement nazionali e regionali e delle piattaforme di procurement delle varie ASL e Aziende Ospedaliere per intercettare i Bandi di gara e le procedure di acquisizione al fine di identificare opportunità di business.
Analisi della documentazione di gara, finalizzata alla verifica del possesso dei requisiti richiesti per la partecipazione alle procedure di acquisizione, la formulazione di eventuali richieste di chiarimenti nel rispetto del timing di gara
Elaborazione di schede di sintesi, anche in ottica di condivisione delle opportunità con le Business Unit di riferimento.
Raccolta delle autorizzazioni e reperimento di tutti i documenti necessari alla sottomissione della documentazione necessaria per la partecipazione, interfacciandosi con le varie funzioni interne coinvolte nel rispetto delle procedure aziendali
Predisposizione e stesura in autonomia della documentazione amministrativa, tecnica ed economica e dei documenti richiesti nella procedure di acquisizione, interfacciandosi con le varie funzioni interne coinvolte, nel rispetto delle procedure aziendali
Curare l'editing finale e la sottomissione anche telematica sulle piattaforme di Procurement della documentazione richiesta per la partecipazione alle procedure di acquisizione nel rispetto del timing di gara
Seguire tutte le fasi del processo di gara, dalla qualificazione alla presentazione dell'offerta, curando gli step intermedi di comprova dei requisiti, eventuali estensioni ed integrazioni, fino alla stipula del contratto
Seguire il ciclo di vita dei contratti, occupandosi delle eventuali integrazioni, rinnovi, proroghe garentendo la correttezza formale della documentazione richiesta
Mantenimento e aggiornamento nel Database Tender ed in SAP dei contratti di vendita al fine di assicurare la corretta fatturazione dei relativi ordini di vendita
Curare, monitorare e assicurare il pieno rispetto delle tempistiche e delle scadenze fissate
Supporto nell'attività di gestione delle problematiche legate alla fase esecutiva dei contratti
Gestione delle richieste di emissione della garanzie provvisorie e definitive propedutiche per la partecipazione alle procedure di acquisizione, incluso il monitoraggio propedeutico alle richieste di svincolo delle stesse.
Gestione della reportistica interna e archiviazione della documentazione.
Gestione e aggiornamento delle iscrizioni agli Albi Fornitori, dlle piattaforme di Public Procurement nazionali e regionali ed delle piattaforme di procurement delle varie ASL e Aziende Ospedaliere
Gestione, predisposizione e aggiornamento delle dichiarazioni previste dal D.Lgs. 50/2016 e dal D.Lgs. 36/2023
Qualifications
Requisiti:
Comprovata esperienza di almeno 3 anni nella gestione delle procedure di acquisizione da parte della Pubblica Amministrazione e del processo di elaborazione della documentazione per la partecipazione alle gare pubbliche, con focus particolare sul settore farmaceutico.
Comprovata conoscenza della legislazione in materia di appalti con particolare riferimento al Codice degli Appalti D.Lgs. 50/2016 e del D.Lgs. 36/2023
Ottima conoscenza e dimestichezza nell'utilizzo delle principali piattaforme di Public Procurement nazionali e regionali
Ottima conoscenza e dimestichezza nell'utilizzo del pacchetto Office, in particolare Word, Excel, Power Point
Capacità di problem solving, teamworking e multitasking
Ottime capacità di stress management ed organizzative unitamente a proattività, orientamento al cliente, flessibilità, precisione e metodo
Ottime capacità analitiche nell'analizzare i requisiti, valutare i rischi ed identificare le opportunità, e capacità relazionali e comunicative.
Laurea in materie economiche o giuridiche.
Conoscenza della lingua inglese orale e scritta con livello minimo B2
Additional Information
Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.I dati personali contenuti nei c.v. saranno trattati e conservati esclusivamente per finalità di selezione, nel rispetto del D.lgs.vo 196/2003 e s.m.i e del Regolamento (UE) 2016/679.
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