Annuncio dedicato alle persone appartenenti alle categorie protette - legge 68/99.
Seltis Hub D&I ricerca per azienda cliente un/a Office Administrator appartenente alle categorie protette.
Scopo del ruolo: - Supportare la gestione quotidiana dell'ufficio nazionale e fornire assistenza al team locale fungendo da punto di collegamento per le questioni relative all'amministrazione dell'ufficio e all'elaborazione delle busta paga.
- Supportare il team locale di International Education nelle attività quotidiane e relative ai progetti assicurando che il supporto fornito agli utenti sia aggiornato e in linea con il nuovo processo e/o i miglioramenti implementati.
Principali responsabilità: 1.
Amministrazione · Compilazione delle schede orarie del personale per la gestione paghe alla fine di ogni mese · Archiviazione di tutti i rendiconti spese cartacei · Amministrazione e coordinamento della flotta di veicoli in leasing · Eseguire l'amministrazione della conformità sanitaria aziendale, coordinando tutti gli appuntamenti medici correlati al lavoro e assicurandosi che il personale sia aggiornato con la propria certificazione obbligatoria · Contatto per problemi relativi alle buste paga in coordinamento con il Regno Unito · Responsabile della salute e della sicurezza dell'ufficio di Bologna.
2.
Supporto ai team di marketing: · Supporto logistico per gli eventi: collegamento con i fornitori (alberghi, esempi di gestione eventi) · Accordi finanziari (ad esempio creazione di fornitori, contratti, emissione di ordini di acquisto, elaborazione fatture) · Supporto per eventi: inviti via e-mail e RSVP, raccolta di feedback sugli eventi, aggiornamento in CRM · Supporto per cerimonie OCLA (biennali) ottobre-novembre e gennaio-aprile, HEAC, premi per i cambiamenti climatici, lanci di prodotti, eventi PLD (non limitati solo agli eventi menzionati) · Unione e stampa di certificati · Gestione dell'inventario e degli ordini per il merchandising (marketing) · Richiesta di opzioni di viaggio per formatori e relatori · Compilazione di kit di documenti di viaggio per relatori, formatori in visita nella regione per impegni di lavoro · Voli individuali per i delegati, trasferimenti, preferenze per hotel e pasti.
A seconda degli accordi finanziari, tramite agenzie di viaggio e/o pre-approvare i rimborsi 3.
Doveri aggiuntivi (10%): · Svolgere qualsiasi altro dovere che possa essere ragionevolmente richiesto dal tuo responsabile immediato o Direttore regionale.
4.
Norme e procedure · Rispettare tutte le norme e le procedure in termini di Conformità, Finanza ed Etica Relazioni chiave (interne ed esterne) Interne: · Senior Regional Manager, Italia, International Education (responsabile di linea) · Country Director Italia, · OA a tempo pieno, Bologna · Team regionali italiani Esterni: fornitori, provider di servizi necessari per supportare le funzioni dell'ufficio, aziendali e di team e correlati alle operazioni dell'ufficio locale (servizi di pubblica utilità, fornitori di servizi ecc.)
Qual è il principale impatto di questo ruolo sull'azienda?
Il ruolo prevede di fornire supporto amministrativo per il 50% del tempo e al buon funzionamento dell'ufficio di Bologna e supporto back-office al team per il restante 50%.
Requisiti essenziali: · Esperienza nel fornire supporto amministrativo · Esperienza come amministratore di ufficio · Esperienza in Payroll · Laurea triennale auspicabile - Appartenenza alle categorie protette Sede di lavoro: Bologna Orario di lavoro: Tempo pieno Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi della vigente normativa in tema di discriminazioni di genere
