General Admin & Entity Support Function

Descrizione del lavoro Assicurare l'efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti , gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e di utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.
Compiti :   Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
 Stabilisce e mantiene file, materiali e informazioni riservati.
 Pianifica e coordina appuntamenti, conferenze, riunioni e mantiene il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
 Pianifica e organizza viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e prepara rendiconti delle spese di viaggio.
 Riceve, esamina e risponde a richieste, domande e reclami, ricevuti per telefono, posta, e-mail o di persona da visitatori, altri dipartimenti o clienti.
 Esamina e distribuisce la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.
 Svolge mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e        manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
Ricerca e completa una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.
In modo indipendente, scrive lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.
Modifica e corregge i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.
Prepara la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
Come assegnato, acquista e gestisce l'inventario delle forniture per ufficio; riceve le ricevute di cassa e amministra il budget e le relazioni correlate.
Altri compiti assegnati.
Redige il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione ( in particolare per 81/08 e ISO )     Gestisce il calendario di scadenza dei permessi e ne redige le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti     Gestisce l'acquisto dei DPI e ne mantiene le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente  , gestisce ed archivia le dichiarazioni di consegna.
    Ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale)     Gestisce i consulenti per H&S     Assiste l'attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti     Gestisce i contratti di leasing , affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua caffe e distributori automatici.
Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per l'area service Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano Organizzazione viaggi, meeting aziendali , prenotazione voli, alberghi e auto Attività di segreteria per il General Manager Acquisti materiale di cancelleria Gestione piccola cassa Provvede alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ Fornisce assistenza telefonica ai clienti ed analizza i reclami Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dell'organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting , global meeting , fiere ed eventi in    Generale Svolge inoltre: Attività di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell'organismo di vigilanza ai sensi della 231 Supporto e gestione di eventuali visite ispettive Responsabilità: Amministrativa interna Technical Knowledge and Skills:    Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale    Conoscenza base sulla contrattualistica    Buon uso del pc and windows XP e NT    Flessibilità sull'orario di lavoro    SAP & Salesforce    Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office preferibile buone skills MS XCL    Possibili competenze in utilizzo di PowerBi    Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
   Metodi avanzati di tenuta dei registri.
   Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
   Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequenti interruzioni.
   Capacità di interpretare e spiegare le politiche e le procedure aziendali.
   Capacità e conoscenza per stabilire e mantenere registri, file e documenti complessi e riservati.
   Capacità di comunicare in modo chiaro e conciso, sia oralmente che per iscritto.
   Conoscenza e capacità di raccogliere, interpretare ed esercitare giudizio nell'organizzazione dei dati e nella compilazione di report.
   Eseguire più attività dettagliate e simultanee in un ambiente di tempi ristretti e frequenti interruzioni.
   Imparare e utilizzare nuove competenze e informazioni per migliorare le prestazioni e l'efficienza del lavoro.
  Qualifiche Recruiter to populate Informazioni aggiuntive We offer… Join us and we'll help build your career, with excellent training and opportunities for career growth across the business, both locally and globally.
You'll experience an inclusive environment, with strong leadership and a focus on safety and wellbeing.
You'll also have the flexibility to choose from a wide range of benefits to suit your lifestyle, offering you and your family support from a health and wellbeing, financial and lifestyle perspective.
Join us and work for a world-leader, with the benefits and training to reward your dedication and skills.
Be part of a team where we are making the world a safer place.
Crediamo che le diverse prospettive e background siano ciò che fa prosperare un'azienda.
Tutti i candidati qualificati riceveranno la stessa considerazione per l'impiego indipendentemente da razza, colore, religione, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, stato economico, disabilità, età o qualsiasi altra caratteristica legalmente protetta.
Siamo orgogliosi di essere un'azienda inclusiva con valori basati su eguaglianza ed etica, dove celebriamo, supportiamo ed abbracciamo la diversità.
In nessun momento durante il processo di assunzione, Flex-Tek, Smiths Group né uno dei nostri partner di reclutamento chiederà mai un pagamento per consentire la partecipazione – inclusi, ma non limitati a, colloqui o test.
Evitate richieste fraudolente candidandovi direttamente attraverso il nostro sito web di carriere (Carriere - Smiths Group plc).