Riportando al Manager del Parts Plus Center, l'Amministrativo ha la responsabilità di fornire un supporto completo in relazione alla manutenzione dei sistemi/dati e all'amministrazione generale in conformità con tutte le politiche e procedure aziendali.
Le attività chiave includono: Gestione dei pagamenti · Verificare che l'emissione delle fatture e la gestione delle bolle di consegna, ad opera del personale del Parts Plus Center, avvenga in conformità con le politiche e le procedure definite dal team Parts Plus di Ford Italia; · Garantire che il personale del Parts Plus Center gestisca l'imputazione dei metodi di pagamento sul gestionale, in conformità con le procedure definite dal team Parts Plus di Ford Italia; · Garantire che tutti i pagamenti ricevuti siano elaborati in modo tempestivo e sicuro e gestiti in conformità con le politiche e le procedure aziendali; · Gestione dei Fornitori del Parts Plus Center; · Segnalare immediatamente eventuali errori e discrepanze al Manager del Parts Plus Center; · Raccogliere, conservare e presentare quando richiesto le fatture a consuntivo dei costi sostenuti dal Parts Plus Center all'ufficio contabilità del team Parts Plus di Ford Italia per il rimborso degli stessi; · Condivisione con il team Parts Plus di Ford Italia dei livelli di avanzamento delle linee di credito dei Clienti e segnalazione di eventuali complicazioni; Amministrazione generale · Mantenere un sistema di archiviazione sistematico per il facile recupero di documentazione e informazioni; · Produrre rapporti settimanali/mensili regolari come richiesto dal team Parts Plus di Ford Italia (ad es.
utilizzo del veicolo, richieste dei Clienti, ecc.
); · Gestire la cancelleria, forniture per ufficio e apertura/elaborazione della posta; · Supportare le attività promozionali ove richiesto (es.
preparazione di materiali di marketing a supporto dei team di vendita, etc… · Ove applicabile, impostare e conservare i registri e le buste paga dei dipendenti; · Fornire supporto amministrativo al team di magazzino; · Rendicontazione e corretta archiviazione di tutte le spese del Parts plus Centre che verranno ribaltate mensilmente a Ford Italia; Cliente · Rispondere in modo professionale e gestire la comunicazione con il Cliente per garantirgli la massima soddisfazione; · Sviluppare e mantenere buoni rapporti di lavoro con tutti i membri del team; · Collaborare con tutti i reparti per fornire un'esperienza di servizio Clienti eccellente e costante; · Collaborare efficacemente con i Clienti, la sede centrale ed altri stakeholder chiave; · Gestire l'archivio del database dei Clienti in linea con la legge sulla protezione dei dati; Sistemi e processi · Garantire la conformità agli standard e ai processi aziendali, alle linee guida finanziarie, legali ed etiche; · Supportare l'azienda per raggiungere elevati livelli di efficienza dei processi e controllo dei costi; · Completare tutta la documentazione richiesta in modo accurato e tempestivo; Le competenze richieste: Competenze richieste per la posizione di Amministrativo · Eccellenti capacità di pianificazione e definizione delle priorità per gestire efficacemente un carico di lavoro elevato in un ambiente con elevata pressione e spesso incentrato sulle scadenze; · Spiccate capacità organizzative, di gestione del tempo e attenzione ai dettagli; · Capacità di lavorare in un team con un approccio flessibile e volontà di imparare; · Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale; · Avere un'ottima conoscenza informatica ed una conoscenza profonda del pacchetto MS Office.
È gradita anche la conoscenza degli applicativi gestionali CDK; · Capacità di costruire buoni rapporti di lavoro con Clienti e con il team interno Parts Plus.
Contratto di lavoro: Tempo determinato Disponibilità: Turni Istruzione: Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Preferenziale) Esperienza: magazziniere: 1 anno (Preferenziale) Abilitazione/Certificazione: patentino muletto (Preferenziale) #J-18808-Ljbffr