Riportando al Manager del Parts Plus Center, l'Amministrativo ha la responsabilità di fornire un supporto completo in relazione alla manutenzione dei sistemi/dati e all'amministrazione generale in conformità con tutte le politiche e procedure aziendali.
Le attività chiave includono:
Gestione dei pagamenti
· Verificare che l'emissione delle fatture e la gestione delle bolle di consegna, ad opera del personale del Parts Plus Center, avvenga in conformità con le politiche e le procedure definite dal team Parts Plus di Ford Italia;
· Garantire che il personale del Parts Plus Center gestisca l'imputazione dei metodi di pagamento sul gestionale, in conformità con le procedure definite dal team Parts Plus di Ford Italia;
· Garantire che tutti i pagamenti ricevuti siano elaborati in modo tempestivo e sicuro e gestiti in conformità con le politiche e le procedure aziendali;
· Gestione dei Fornitori del Parts Plus Center;
· Segnalare immediatamente eventuali errori e discrepanze al Manager del Parts Plus Center;
· Raccogliere, conservare e presentare quando richiesto le fatture a consuntivo dei costi sostenuti dal Parts Plus Center all'ufficio contabilità del team Parts Plus di Ford Italia per il rimborso degli stessi;
· Condivisione con il team Parts Plus di Ford Italia dei livelli di avanzamento delle linee di credito dei Clienti e segnalazione di eventuali complicazioni;
Amministrazione generale
· Mantenere un sistema di archiviazione sistematico per il facile recupero di documentazione e informazioni;
· Produrre rapporti settimanali/mensili regolari come richiesto dal team Parts Plus di Ford Italia (ad es. utilizzo del veicolo, richieste dei Clienti, ecc.);
· Gestire la cancelleria, forniture per ufficio e apertura/elaborazione della posta;
· Supportare le attività promozionali ove richiesto (es. preparazione di materiali di marketing a supporto dei team di vendita, etc…
· Ove applicabile, impostare e conservare i registri e le buste paga dei dipendenti;
· Fornire supporto amministrativo al team di magazzino;
· Rendicontazione e corretta archiviazione di tutte le spese del Parts plus Centre che verranno ribaltate mensilmente a Ford Italia;
Cliente
· Rispondere in modo professionale e gestire la comunicazione con il Cliente per garantirgli la massima soddisfazione;
· Sviluppare e mantenere buoni rapporti di lavoro con tutti i membri del team;
· Collaborare con tutti i reparti per fornire un'esperienza di servizio Clienti eccellente e costante;
· Collaborare efficacemente con i Clienti, la sede centrale ed altri stakeholder chiave;
· Gestire l'archivio del database dei Clienti in linea con la legge sulla protezione dei dati;
Sistemi e processi
· Garantire la conformità agli standard e ai processi aziendali, alle linee guida finanziarie, legali ed etiche;
· Supportare l'azienda per raggiungere elevati livelli di efficienza dei processi e controllo dei costi;
· Completare tutta la documentazione richiesta in modo accurato e tempestivo;
Le competenze richieste:
Competenze richieste per la posizione di Amministrativo
· Eccellenti capacità di pianificazione e definizione delle priorità per gestire efficacemente un carico di lavoro elevato in un ambiente con elevata pressione e spesso incentrato sulle scadenze;
· Spiccate capacità organizzative, di gestione del tempo e attenzione ai dettagli;
· Capacità di lavorare in un team con un approccio flessibile e volontà di imparare;
· Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale;
· Avere un'ottima conoscenza informatica ed una conoscenza profonda del pacchetto MS Office. È gradita anche la conoscenza degli applicativi gestionali CDK;
· Capacità di costruire buoni rapporti di lavoro con Clienti e con il team interno Parts Plus.
Contratto di lavoro: Tempo determinato
Disponibilità:
Turni Istruzione:
Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Preferenziale) Esperienza:
magazziniere: 1 anno (Preferenziale) Abilitazione/Certificazione:
patentino muletto (Preferenziale)
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