confidenziale
Ente culturale - pubblica
La figura richiesta dovrà svolgere la propria attività, dal lunedì al venerdì, presso gli uffici dellente culturale nella fascia oraria compresa tra le 9:
00 e le 17, per un complessivo di ore settimanali pari a 30 6 ore al giorno.
Laddetto alla segreteria di direzione dovrà gestire i flussi informativi in entrata ed in uscita, la registrazione, protocollazione ed archiviazione dei documenti, la redazione di testi e lorganizzazione di riunioni e trasferte del direttore.
Inoltre, si occuperà di supportare la direzione nellorganizzazione della documentazione di volta in volta richiesta e di gestire il flusso di comunicazioni in entrate ed in uscita.
La figura svolgerà lavori che comportano una specifica ed adeguata capacità professionale acquisita mediante approfondita preparazione teorico e tecnico pratica comunque conseguita.
Le competenze richieste sono:
1.
Importante Azienda in grado di gestire le comunicazioni in entrata ed uscita posta,, sistema di gestione documentale.
Per metter in atto la competenza occorre sapere come:
Acquisire, registrare, protocollare e smistare la corrispondenza posta elettronica peo, pec e corrispondenza cartacea; in entrata ed in uscita attraverso il sistema di gestione documentale utilizzato dallufficio della struttura committente;
Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed
Archiviazione dei documenti dufficio;
Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata ed uscita per lo smistamento agli uffici competenti;
Gestire la comunicazione **efonica in entrata ed in uscita attraverso la comprensione della richiesta del chiamante ed, eventualmente, reindirizzando la chiamata in modo corretto ufficio competente utilizzando la specifica strumentazione; gestire più **efonate in contemporanea.
Di protocollazione documenti attraverso lutilizzo di sistemi di protocollo.
2.
Importante Azienda in grado di redigere comunicazioni e atti nel settore della
pubblica
Per metter in atto la competenza occorre sapere come:
Redigere comunicazioni formali;
Redigere verbali;
Ortare la documentazione alla firma della direzione ed inviarle;
Redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici;
Garantire la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti;
Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni duso comune.
3.
Importante Azienda in grado di organizzare riunioni di lavoro e/- trasferte del direttore
Per metter in atto la competenza occorre sapere come:
Redisporre ed aggiornare il calendario on line degli appuntamenti;
Redisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni on line ed in presenza della direzione e del personale funzionario;
Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni di lavoro;
Definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni on line ed in presenza in collaborazione con il responsabile informatico;
Gestire ed organizzare lagenda della direzione e le trasferte prenotazioni voli/treni, alberghi.
Conoscenze richieste:
- uone capacità organizzative;
- utilizzo principali prodotti di office automation;
- conoscenza della lingua inglese capacità di parlare in maniera fluente, combinata con la capacità di capire senza sforzo;
- referibilmente conoscenza anche di altra lingua straniera.
Abilità richieste:
Applicare tecniche di pianificazione delle attività;
Utilizzare sistemi di navigazione ;
Utilizzare strumentazione a supporto dellattività dufficio;
Utilizzare software posta elettronica outlook - analoghi;
Applicare tecniche di predisposizione mailing
- list.
La figura richiesta verrà in quadrata in ottemperamento a quanto previsto dallart.
56, comma 3 del ccnl funzioni centrali tuttora in applicazione ad un livello corrispondente ad un assistente amministrativo seconda area ministero della cultura.
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